In fast jedem Büro zwischen Bonn und Köln steht ein Gerät, das seit Jahren keiner angeschaut hat. Es druckt. Es scannt. Es faxt sogar noch. Genau deshalb fällt es keinem auf. IT-Deol sieht das bei neuen Kunden im Rhein-Sieg-Kreis fast wöchentlich: Server gepatcht, Firewall aktiv, Backups geprüft, und mitten im Netz hängt ein Multifunktionsgerät mit den Werkseinstellungen vom Tag der Anschaffung. Druckersicherheit steht auf keiner Liste.
Wenn wir mit Steuerberatern, Kanzleien oder Arztpraxen über Drucker als Sicherheitsrisiko sprechen, kommt fast immer dieselbe Reaktion. Ein Stirnrunzeln. Dann die Frage, ob das wirklich ein Thema ist. Ist es. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik widmet der Druckersicherheit einen eigenen Baustein im IT-Grundschutz.
Das Gerät, das niemand für einen Computer hält
Warum Druckersicherheit einen eigenen Baustein hat
Das BSI schreibt im Grundschutz-Baustein SYS.4.1 klipp und klar: Moderne Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte sind komplexe Geräte, die neben mechanischen Komponenten eigene Betriebssysteme enthalten und Serverdienste bereitstellen.1 Übersetzt: Das Ding im Flur ist ein Rechner. Mit eigener Firmware, eigenem Webserver, eigener Benutzerverwaltung und eigenem Speicher. Es hat eine IP-Adresse, offene Ports und ein Passwort. Damit gehört Druckersicherheit in dieselbe Kategorie wie das Härten eines Servers.
Behandelt wird das Gerät trotzdem wie ein Möbelstück. Ein Notebook bekommt Updates, Virenschutz und eine verschlüsselte Festplatte. Das Multifunktionsgerät bekommt Toner. IT-Deol hat in Betrieben im Bergischen Land Geräte gefunden, deren Firmware sechs Jahre alt war, während direkt daneben ein tadellos gepflegtes Windows-Netz lief.
Der Moment, in dem es in der Kanzlei still wird
Im Erstgespräch stellen wir immer dieselbe Frage: Wer ist für dieses Gerät eigentlich zuständig? In kleinen und mittleren Betrieben antwortet darauf fast nie jemand. Der Lieferant macht Toner und Wartung. Die IT macht Server und Clients. Das Gerät fällt in die Lücke dazwischen, und in dieser Lücke verschwindet die Druckersicherheit komplett. Genau dort beginnt IT-Deol mit der Bestandsaufnahme.
Standardpasswörter: Wo Druckersicherheit anfängt
Was das BSI dazu sagt
Vernetzte Drucker lassen sich über das Bedienfeld und den eingebauten Webserver verwalten. Bei Auslieferung haben sie in der Regel kein oder nur ein Standardpasswort. Wird es nicht gesetzt oder nicht geändert, kann sehr leicht auf die Geräte zugegriffen werden.1 Die Basis-Anforderung SYS.4.1.A2 verlangt deshalb Gerätepasswörter nach den Vorgaben des Berechtigungsmanagements.1 Ein Standardpasswort aus dem Handbuch erfüllt das nie. Es steht im Internet. An dieser Stelle scheitert Druckersicherheit am häufigsten.
Ein Passwort für alle Geräte im Haus
Das BSI beschreibt eine zweite Variante, die noch öfter vorkommt: einheitliche Passwörter für alle Drucker und Multifunktionsgeräte, die nur selten geändert werden. Dadurch sind sie oft vielen internen und externen Personen bekannt.1 Der Azubi von 2018 kennt es. Der Techniker vom Wartungsdienst kennt es. Der ehemalige Mitarbeiter, der jetzt beim Wettbewerber sitzt, kennt es auch.
In einer Steuerkanzlei in Hennef hat IT-Deol genau das dokumentiert: vier Geräte, ein Passwort, seit der Erstinstallation unverändert. Über das Webinterface waren Adressbuch, Faxprotokolle und die letzten Scanaufträge einsehbar. Für jeden im Netz, ohne dass irgendwo eine Spur zurückblieb. Beim Thema Druckersicherheit fangen wir deshalb immer hier an, weil die Sache in zehn Minuten erledigt ist.
Vier Geräte, ein Passwort, seit der Erstinstallation unverändert: Wenn dir das bekannt vorkommt, lass IT-Deol die Gerätepasswörter in deinem Büro einmal komplett durchgehen. Ein Vormittag reicht dafür.
Offene Ports und Protokolle aus der Werkseinstellung
Warum bei Lieferung alles eingeschaltet ist
Hersteller liefern Geräte so aus, dass sie überall auf Anhieb funktionieren. Das BSI beschreibt die Folge: Drucker sind mit zahlreichen Netzprotokollen ausgerüstet, bei Auslieferung sind meistens alle aktiviert. Angreifende könnten dadurch auf die Geräteeinstellungen zugreifen und diese so verändern, dass schützenswerte Informationen aus dem Netz abfließen.1 Für die Druckersicherheit heißt das: Jede Funktion, die du nicht brauchst, gehört aus.
Die Standard-Anforderung SYS.4.1.A18 fordert genau das und verlangt zusätzlich die Verwaltung über verschlüsselte Protokolle wie HTTPS und SNMPv3. Protokolle wie SNMP, Telnet und PJL sollen ersetzt oder abgeschaltet werden.1 Die Umsetzungshinweise ergänzen: Alle Port-Nummern, die für den Betrieb nicht gebraucht werden, sollten gefiltert werden.2
Druckersicherheit endet nicht am Gehäuse
Dazu kommt ein zweites Problem. Drucker werden meist demselben Subnetz zugeordnet wie die Clients. Ein Netzdrucker kann dadurch zu einem Einfallstor für Angriffe aus dem Internet werden, schreibt das BSI wörtlich.1 Die Empfehlung aus SYS.4.1.A11 ist eindeutig: eigenes Netzsegment, getrennt von Clients und Servern.1
Bei einem Handwerksbetrieb in Rösrath hat IT-Deol das Gerät in ein eigenes VLAN gelegt und den Internetzugang für dieses Segment dichtgemacht. Aufwand: ein halber Tag. Segmentierung ist der stärkste einzelne Hebel für die Druckersicherheit, weil sie auch dann noch trägt, wenn andere Maßnahmen im Alltag schleifen.
Firmware: Der blinde Fleck der Druckersicherheit
Ein Betriebssystem ohne Update-Routine
Das BSI nennt die regelmäßige Aktualisierung der installierten Software einen essentiellen Schwerpunkt bei der Absicherung dieser Geräte, um Softwareschwachstellen zu schließen.1 Firmware ist Software. Sie hat Fehler. Dafür kommen Sicherheitsupdates, oft mehrmals im Jahr.
Nur: Wer lädt die runter? Wer spielt sie ein? Wer prüft danach, ob das Gerät noch macht, was es soll? In den meisten Büros im Rhein-Sieg-Kreis lautet die ehrliche Antwort: keiner. IT-Deol nimmt die Geräte deshalb in dieselbe Patch-Routine auf wie Server und Arbeitsplätze. Druckersicherheit lässt sich einmal herstellen, aber sechs Monate später sieht die Lage schon wieder anders aus.
Wer zuständig ist, entscheidet über die Druckersicherheit
Aus Unternehmersicht ist genau das der Punkt, an dem sich Geld und Ärger entscheiden. Was du hier einkaufst, ist eine geklärte Verantwortung mit einem Namen dran. Solange niemand benannt ist, rutscht das Thema jedes Quartal weiter nach hinten. IT-Deol übernimmt diese Zuständigkeit vertraglich, inklusive Inventarliste, Firmware-Stand und festem Prüfintervall. Klingt unspektakulär. Macht bei der Druckersicherheit aber den ganzen Unterschied.
Die Festplatte im Gerät: Dein Archiv, von dem du nichts weißt
Was da tatsächlich drauf liegt
Multifunktionsgeräte sind oft mit nichtflüchtigen Speichern ausgestattet, auf denen Adressbücher, Dokumente, Fax-Dateien und Druckaufträge liegen, teils dauerhaft. Sind diese Informationen unzureichend geschützt, können Dritte darauf zugreifen und sie auslesen. Unter Umständen lassen sich sogar bereits gelöschte Informationen rekonstruieren, wenn unsichere Löschmethoden angewendet wurden.1
Der Landesbeauftragte für Datenschutz der Freien Hansestadt Bremen formuliert es so: Noch gespeicherte Aufträge seien ebenso leicht auszudrucken wie scheinbar gelöschte, real aber noch vorhandene Daten alter Kopien, Faxe oder Druckaufträge.5 Denk kurz darüber nach, was in einer Arztpraxis in Sankt Augustin in zwei Jahren durch so ein Gerät läuft. Befunde. Abrechnungen. Krankschreibungen. Für Praxen und Kanzleien wird Druckersicherheit hier sehr konkret, weil dort das Berufsgeheimnis gilt.
Verschlüsselung als Basis der Druckersicherheit
Das BSI empfiehlt in SYS.4.1.A15, alle auf geräteinternen Speichermedien abgelegten Informationen zu verschlüsseln, und in SYS.4.1.A17, Nutz- und Metadaten nach einer vordefinierten Zeit automatisch zu löschen.1 Die Umsetzungshinweise werden deutlicher: Einfaches Löschen reicht nicht, um die Wiederherstellung zu verhindern. Hat das Gerät eine Funktion zum sicheren Löschen mit Überschreiben, sollte sie aktiviert werden.2
Wir prüfen bei jedem Gerät genau drei Dinge:
- Ist überhaupt eine Festplatte verbaut, und wie groß ist sie?
- Arbeitet dieser Speicher verschlüsselt?
- Ist die automatische Löschung nach Auftragsende aktiv?
Bei ungefähr der Hälfte der vorgefundenen Geräte lautet die Antwort dreimal nein. So viel zum Stand der Druckersicherheit im Mittelstand.
Du weißt nicht, ob in deinem Multifunktionsgerät eine Festplatte steckt? Lass IT-Deol diese drei Fragen für alle deine Geräte beantworten, bevor die Druckersicherheit zum Thema deiner nächsten Datenschutzprüfung wird.
Druckaufträge im Klartext quer durchs Netz
Mitlesen ist einfacher, als es klingt
Druck- und Scandaten werden oft unverschlüsselt über das Netz übertragen. Dadurch können die gesendeten Dokumente mitgelesen werden.1 Wenn der Steuerberater in Troisdorf eine Bilanz an den Etagendrucker schickt, wandert sie in vielen Netzen im Klartext über den Switch. Wer im selben Netz sitzt, greift sie ab. Verschlüsselte Übertragung gehört deshalb zur Grundausstattung der Druckersicherheit.
Für die Administration gilt dasselbe. Wird über HTTP, SNMPv2 oder Telnet auf Drucker zugegriffen, werden die Informationen ungeschützt transportiert, wodurch Zugriffsdaten inklusive Gerätepasswörter gefährdet sind.1 Die Umsetzungshinweise nennen als sichere Alternative das Internet Printing Protocol zusammen mit TLS.2 IT-Deol stellt Druckwege konsequent darauf um.
Metadaten verraten oft mehr als der Inhalt
Mit jedem Druckauftrag gehen Metadaten mit: Kennung der Benutzenden, Datum, Uhrzeit und der Name des Druckauftrags. Diese Daten zeigen viele Geräte im Bedienfeld und im Webserver an.1 Der Dateiname allein reicht oft völlig aus. „Kuendigung_Mueller_final.pdf“ im Display erklärt einer ganzen Abteilung die Personalplanung. In einer Kanzlei genügt ein Mandantenname im Auftragstitel. Zur Druckersicherheit gehört deshalb auch die Frage, wer diese Anzeige überhaupt sehen darf.
Fax und Scan-to-Mail: Die Türen nach außen
Wenn das Gerät Mails unter fremdem Namen verschickt
Viele vernetzte Drucker lassen sich so konfigurieren, dass Druckaufträge per E-Mail ankommen und gescannte Dokumente als Anhang rausgehen. Dabei lässt sich die freie Eingabe der Absendendenadresse missbrauchen, um E-Mails unter fremden Namen an interne und externe Personen zu versenden.1 Wer das Webinterface erreicht, hat einen glaubwürdigen Versandkanal aus deinem Haus heraus. Der Empfänger sieht deine Domain.
Bei erhöhtem Schutzbedarf empfiehlt das BSI, den Versand auf die Adressen authentisierter Benutzender und auf interne Empfänger zu beschränken. Eingehende Fax-Dokumente und Sendeberichte sollen nur autorisierten Personen zugänglich sein.1 Für eine Arztpraxis in Siegburg sollte diese Stufe der Druckersicherheit der Normalfall sein.
Die Faxleitung als stille Brücke
Fax ist im Rhein-Sieg-Kreis längst nicht tot. Viele Praxen und Kanzleien nutzen es täglich. Das BSI verlangt in SYS.4.1.A11, sicherzustellen, dass zwischen dem Datennetz der Institution und dem Telefonnetz keine unkontrollierten Datenverbindungen aufgebaut werden.1 Ein Multifunktionsgerät hängt an beidem gleichzeitig. Diese Doppelanbindung übersehen die meisten, wenn sie Druckersicherheit zum ersten Mal bewerten. Wir prüfen sie bei jedem Gerät mit Faxmodul.
Dann sind da noch die Sendeprotokolle. Sie lassen sich bei vielen Geräten ohne Zugriffsschutz ausdrucken. Selbst wenn nur Telefonnummer, Datum, Uhrzeit und Seitenzahl daraufstehen, sind damit schon Rückschlüsse auf personenbezogene Daten oder geschäftliche Vorgänge möglich.1 Eine Liste von Faxnummern einer Praxis ist eine Liste von Laboren und Kliniken.
Leasingrückgabe: Der Tag, an dem deine Daten das Haus verlassen
Was im Leasingvertrag meistens fehlt
Das BSI wird hier sehr direkt: Auf diesen Geräten sind oft vertrauliche Informationen gespeichert, die nach der Außerbetriebnahme auf ihnen verbleiben. Geleaste Geräte werden nach einer festgelegten Nutzungsdauer ausgetauscht und spätestens nach Ablauf des Vertrags zurückgegeben. Bevor sie ausgesondert, getauscht, instandgesetzt oder zurückgegeben werden, müssen alle sensiblen Informationen von ihnen gelöscht werden.1 Hier entscheidet sich Druckersicherheit an einem einzigen Nachmittag.
Der Bremer Landesbeauftragte hält fest, dass Verkauf, Rückgabe und Entsorgung eines Geräts Datenschutzrisiken mit sich bringen und alle noch auf dem System verbliebenen Daten gelöscht werden müssen.5 In der Praxis sieht es anders aus. Der Techniker holt das alte Gerät ab, das neue steht am selben Nachmittag da, und die Festplatte fährt einfach mit. Wohin, weiß im Betrieb keiner.
So sieht eine saubere Rückgabe aus
Der Baustein CON.6 legt Mindestanforderungen fest. In Geräten integrierte Datenträger müssen über die integrierten Funktionen sicher gelöscht werden. Geht das nicht, müssen die Massenspeicher ausgebaut und entweder von einem separaten IT-System aus sicher gelöscht oder mindestens nach Sicherheitsstufe E-3 beziehungsweise H-3 nach ISO/IEC 21964-2 vernichtet werden.3
IT-Deol begleitet Geräterückgaben für Kunden in Köln und Umgebung deshalb als eigenen Vorgang: Löschlauf am Gerät, Protokoll, Bestätigung. Fehlt die Löschfunktion, wird der Datenträger ausgebaut und bleibt im Haus. Eine Stunde Aufwand für ein Stück Druckersicherheit, das dir im Ernstfall die Meldung an die Aufsichtsbehörde erspart.
Steht bei dir demnächst ein Gerätetausch oder das Ende eines Leasingvertrags an? Sag IT-Deol vorher Bescheid, damit Löschlauf und Protokoll fertig sind, bevor der Techniker den Transporter belädt.
DSGVO: Was passiert, wenn es auffliegt
Die Frist läuft ab Kenntnis
Für Betriebe in Köln und Bonn ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Sie stellt klar: Verantwortliche müssen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich melden, möglichst binnen 72 Stunden, sobald mehr als nur ein geringes Risiko für die Rechte Betroffener besteht. Bei hohem Risiko kommt deren Benachrichtigung dazu, dokumentieren musst du jede Verletzung.4
72 Stunden sind kurz. Sie starten, sobald du Kenntnis hast, auch an einem Freitagnachmittag im August. Wer dann erst anfängt, seine Geräte zu inventarisieren, verbrennt den halben Zeitraum mit Grundlagenarbeit. Solide Druckersicherheit spart dir an so einem Tag vor allem Zeit.
Der Schaden, den du nicht auf der Rechnung siehst
Der Bitkom beziffert die jährlichen Schäden durch Datendiebstahl, Industriespionage und Sabotage in der deutschen Wirtschaft auf 211 bis 270,8 Milliarden Euro. 96 Prozent der befragten Unternehmen waren betroffen oder vermuten das.6 Das erklärt, warum Versicherer und größere Auftraggeber inzwischen genauer hinschauen, auch bei der Druckersicherheit.
Für eine Kanzlei in Bad Honnef oder einen Zulieferer in Much wiegt am Ende etwas anderes schwerer als der Bußgeldrahmen. Es ist der Anruf beim Mandanten, beim Patienten, beim Auftraggeber. Vertrauen, das über zwanzig Jahre gewachsen ist, bekommt an einem Nachmittag einen Riss.
Dein Fahrplan für die nächsten zwei Wochen
Die Bestandsaufnahme, die keiner gemacht hat
Fang mit einer Liste an. Druckersicherheit braucht am Anfang kein Projekt. Sechs Zeilen pro Gerät reichen:
- Welche Geräte hängen im Netz, mit welcher IP-Adresse?
- Wer kennt das Administrationspasswort, und wann wurde es zuletzt geändert?
- Steckt eine Festplatte drin, und ist sie verschlüsselt?
- Wann kam das letzte Firmware-Update?
- Ist Scan-to-Mail eingerichtet, und mit welcher Absenderadresse?
- Läuft ein Leasingvertrag, und wann endet er?
Bei den meisten Betrieben im Bergischen Land ist diese Liste das erste Dokument, das zu den Geräten überhaupt existiert. Danach kommen eigene Gerätepasswörter, abgeschaltete Dienste und Verwaltung über HTTPS.1 Das ist an einem Vormittag machbar.
Ein Punkt für die Druckersicherheit kostet gar nichts: das Ausgabefach. Ausdrucke bleiben oft lange liegen, und laut BSI können dadurch auch Unbefugte schützenswerte Informationen einsehen oder mitnehmen.1 Bei erhöhtem Schutzbedarf empfiehlt das BSI Secure Print, der Druck startet also erst nach Anmeldung am Gerät.1 In einer Praxis mit Wartezimmer neben dem Kopierer ist das gelebte Druckersicherheit.
Druckersicherheit in der Praxis: so geht IT-Deol vor
Wir arbeiten in der Reihenfolge, die am schnellsten wirkt: Passwörter und Zugriffe zuerst, dann Netzsegmentierung, dann Firmware und Speicher, zuletzt Fax, Scan-to-Mail und der Rückgabeprozess. Für Betriebe in Köln und Bonn und dem Umland geht das meistens ohne Betriebsunterbrechung, weil die Arbeiten außerhalb der Sprechstunden oder Kanzleizeiten laufen können. Melde dich bei IT-Deol, wenn du wissen willst, was bei dir im Flur eigentlich steht.
Und dann bleibt eine Frage übrig, die dir keiner abnimmt. In deinem Netz hängen noch andere Geräte, die niemand für Computer hält. Die Zeiterfassung an der Tür. Die Kamera im Lager. Das smarte Thermostat, das der Elektriker letztes Jahr eingebaut hat. Wer den Drucker als Sicherheitsrisiko einmal verstanden hat und die Druckersicherheit im Griff hat, stellt bei all diesen Geräten die gleichen sechs Fragen. Die Antworten fallen selten beruhigender aus.
Fang bei dem Gerät an, das du täglich benutzt: Vereinbare mit IT-Deol einen Check der Druckersicherheit für deinen Standort in Köln, Bonn oder im Rhein-Sieg-Kreis, und setz die Zeiterfassung und die Kamera im Lager gleich mit auf die Liste.
Unser Drucker läuft seit sechs Jahren im Büro, und keiner weiß, ob dafür je ein Passwort vergeben wurde. Wie schlimm ist das?
Ziemlich schlimm. Viele Geräte kommen ganz ohne Passwort oder mit einem Standardpasswort aus dem Handbuch, das frei im Internet steht. Das BSI nennt genau das als Grund, warum sich Fremde sehr leicht Zugriff verschaffen. Druckersicherheit, also der Schutz deiner Drucker und Kopierer vor unbefugtem Zugriff, fängt mit einem eigenen Gerätepasswort an. Das ist in zehn Minuten erledigt.
Unser Kopierer steht frei zugänglich im Flur und speichert offenbar alles, was gescannt wird. Sollte mich das beunruhigen?
Ja, das solltest du dir ansehen. In größeren Geräten steckt oft eine Festplatte, auf der Scans, Faxe und Druckaufträge liegen, teilweise monatelang. Laut BSI lassen sich gelöschte Daten sogar wiederherstellen, wenn unsichere Löschverfahren verwendet wurden. Zur Druckersicherheit, dem Schutz der Daten im Gerät selbst, gehören deshalb Verschlüsselung und eine automatische Löschung nach jedem Auftrag.
Wir geben nächsten Monat drei Leasinggeräte zurück. Muss ich vorher irgendetwas löschen lassen?
Unbedingt. Das BSI verlangt, dass vor Rückgabe, Tausch oder Reparatur alle sensiblen Informationen von den Geräten gelöscht werden. Sonst fährt die Festplatte mit euren Mandanten- oder Patientendaten einfach mit. Zur Druckersicherheit gehört hier ein dokumentierter Löschlauf mit Protokoll, oder der Ausbau des Datenträgers. IT-Deol begleitet Rückgaben genau so. Eine Stunde pro Gerät reicht meistens.
Bei uns fühlt sich niemand für die Bürogeräte zuständig, weder die IT noch der Kopiererhändler. Wer sollte das übernehmen?
Diese Lücke ist typisch. Der Händler kümmert sich um Toner und Wartung, die IT um Server und Arbeitsplätze, und das Gerät dazwischen fällt durch. Druckersicherheit, also der laufende Schutz von Druckern und Kopierern im Netzwerk, braucht eine benannte Person mit Inventarliste, Passwortverwaltung und festem Prüfintervall. IT-Deol übernimmt diese Rolle für Betriebe im Rhein-Sieg-Kreis vertraglich.
Unsere Buchhaltung scannt Rechnungen direkt vom Gerät an eine E-Mail-Adresse. Wie sicher ist das eigentlich?
Weniger sicher, als es aussieht. Das BSI warnt, dass sich die frei eingebbare Absenderadresse missbrauchen lässt, um Mails unter fremdem Namen zu verschicken. Der Empfänger sieht dann eure Firmendomain. Zur Druckersicherheit, dem sauberen Einrichten solcher Funktionen, gehört, den Versand auf angemeldete Personen und interne Empfänger zu beschränken. Prüf außerdem, ob der Übertragungsweg verschlüsselt läuft.
In unserer Praxis steht der Drucker neben dem Wartezimmer, und Ausdrucke liegen dort manchmal stundenlang. Reicht es, wenn wir die Mitarbeiter ermahnen?
Ermahnen hilft wenig, solange die Technik es zulässt. Laut BSI können liegengebliebene Ausdrucke von Unbefugten eingesehen oder mitgenommen werden. Bei sensiblen Unterlagen empfiehlt das Amt Secure Print: Der Druck startet erst, wenn sich die Person am Gerät anmeldet. Solche Einstellungen sind gelebte Druckersicherheit, also praktischer Schutz rund um Drucker und Kopierer, und kosten nichts extra.
Für unsere Computer gibt es regelmäßig Sicherheitsupdates. Bekommt ein Drucker auch welche?
Ja, und das regelmäßig. In jedem Netzwerkdrucker läuft eine eigene Software, die Firmware heißt. Sie enthält Fehler, und die Hersteller schließen diese oft mehrmals im Jahr mit Updates. Das BSI nennt diese Aktualisierung einen wesentlichen Punkt der Absicherung. Druckersicherheit, also die dauerhafte Pflege dieser Geräte, braucht dafür eine feste Routine. IT-Deol nimmt Drucker in denselben Update-Zyklus wie Server auf.
Wenn über ein Bürogerät Kundendaten nach außen gelangen, muss ich das dann irgendwo melden?
In vielen Fällen ja. Die Datenschutzbehörde in Nordrhein-Westfalen verlangt eine Meldung unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden, sobald mehr als nur ein geringes Risiko für die betroffenen Personen besteht. Bei hohem Risiko musst du zusätzlich die Betroffenen informieren. Wer die Druckersicherheit vorher geregelt hat, also weiß, welches Gerät was speichert, verliert in diesen 72 Stunden keine Zeit.
Wir faxen in der Kanzlei täglich, und das Gerät hängt gleichzeitig am Internet und an der Telefonleitung. Ist das riskant?
Diese Doppelanbindung übersehen die meisten. Das BSI verlangt, dass zwischen dem Firmennetz und dem Telefonnetz keine unkontrollierten Verbindungen entstehen können. Ein Multifunktionsgerät hängt an beidem gleichzeitig. Zur Druckersicherheit, dem Absichern des Geräts nach allen Seiten, gehört deshalb eine Prüfung des Faxmoduls. Denk auch an die Sendeprotokolle, aus denen sich Mandanten und Kontakte ablesen lassen.
Wir sind ein Betrieb mit zwölf Leuten und zwei Kopierern. Was kostet es, die Geräte einmal sauber absichern zu lassen?
Für zwei Geräte reicht meistens ein Tag. Den größten Teil machen Bestandsaufnahme, eigene Passwörter, abgeschaltete Dienste und ein getrenntes Netzsegment aus. Druckersicherheit, also der geordnete Schutz eurer Bürogeräte, verursacht danach vor allem laufende Pflege. IT-Deol arbeitet außerhalb eurer Öffnungszeiten, damit der Betrieb weiterläuft, und nennt dir den Preis vorher verbindlich.
