Je größer dein Unternehmen wird, desto undurchsichtiger wird das Geflecht aus Geräten und Software. Ab einer bestimmten Größe ist daher eine genaue Überwachung und Kontrolle sämtlicher Komponenten sehr sinnvoll. Stell dir also die Frage, wer an welcher Stelle deines Unternehmens private Geräte (Bring Your Own Device) oder nicht genehmigte Apps für bestimmte Aufgaben nutzt. Diese sogenannte Shadow-IT birgt extrem viele Risiken, kann aber auch in bestimmten Fällen Chancen zur Effizienzsteigerung des Unternehmens mit sich bringen. Aber warum ist das so?

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Shadow-IT… Shadow was?!

Um zu verstehen, was Shadow-IT ist, schauen wir uns einige typische Beispiele an:

• Der Griff zu nicht genehmigten Cloud-Services: Angenommen, du entscheidest dich, Dropbox, Google Drive oder OneDrive zu nutzen, um Arbeitsdokumente zu speichern und auszutauschen – alles ohne Verifizierung vom Chef oder von der IT-Abteilung.
• Selbstinstallierte Helferlein auf dem Dienstgerät: Vielleicht findest du eine App oder Software, die deinen Arbeitsalltag erleichtert, und installierst sie kurzerhand auf deinem Dienstcomputer. Ob es nun um Produktivitätssteigerung oder um spezialisierte Tools geht, solange die IT-Abteilung davon nichts weiß, bist du ein echtes Sicherheitsrisiko für dein Unternehmen!
• Das persönliche Gerät als Arbeitswerkzeug (Bring Your Own Device): Nutzt du dein eigenes Smartphone oder Laptop für berufliche Zwecke, ohne dass dies offiziell genehmigt wurde? Dies kann zwar praktisch sein, birgt aber Sicherheitsrisiken, wenn deine Geräte nicht den aktuellsten Unternehmensstandards entsprechen.

Chancen von Shadow-IT

Shadow-IT kann Arbeitsprozesse effizienter gestalten und Abläufe verschlanken, wo bestehende IT-Lösungen einfach zu langsam und ineffizient sind. Die Chance für dein Unternehmen besteht nun darin, diese Vorteile zu verstehen und als verifizierte Lösung in den Arbeitsalltag zu implementieren. So kann diese eigentlich ungewollte Praxis zu einem echten Game-Changer werden.

Mitarbeiter, Motivation und neue Techniken

Apropos „Game-Changer“: Ein weiterer wichtiger Punkt für die Implementierung von Shadow-IT ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Mitarbeiter, die eigene Lösungsansätze für effizienzsteigernde Maßnahmen präsentieren und umsetzen, fühlen sich verstanden und vor allem respektiert. Dieser Vorgang kann also nachhaltig die Arbeitsleistung der Mitarbeiter und somit die Performance des Unternehmens erhöhen. Einen Versuch ist es Wert!

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Strategien für den Umgang mit Shadow-IT

Offenheit und Dialog

Sorge dafür, dass in deinem Unternehmen stets ein Dialog über innovative und effizienzsteigernde Maßnahmen geführt wird. Dies ermöglicht es der IT-Abteilung, passende Lösungen zu finden, die offiziell unterstützt werden und dem Unternehmen keinen Schaden zufügen können.

Klare Spielregeln formulieren

Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter weiß, was erlaubt ist und was nicht. Durch klare Richtlinien und regelmäßige Schulungen kannst du das Bewusstsein für die Risiken von Shadow-IT schärfen und sicherstellen, dass alle auf dem Laufenden sind.

Anpassungsfähige IT-Lösungen

Last but not least, sollte euer Unternehmen darauf abzielen, flexible IT-Lösungen bereitzustellen, die euren Bedürfnissen entsprechen. So wird der Bedarf an Shadow-IT verringert, und die IT-Abteilung kann als innovativer Partner agieren, der Sicherheit und Compliance sicherstellt.

Shadow-IT – Im Schatten liegt das Potenzial

Shadow-IT ist also ein zweischneidiges Schwert – es bietet Chancen für Innovation und Effizienz, birgt aber auch Risiken für die eigene IT-Infrastruktur! Mit einem proaktiven, transparenten Ansatz kannst du helfen, die Vorteile zu maximieren und gleichzeitig die Sicherheit deines Unternehmens zu gewährleisten. Du weißt jetzt nicht so genau, wie du Shadow-IT erkennen kannst oder wie du in deinem Unternehmen am besten damit umgehen kannst? Gerne helfen wir dir weiter. Kontaktiere uns einfach zu diesem Thema über das Kontaktformular.